Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Espaço Pergolado – Sítio São Jorge

 

O mundo está lenta mas seguramente emergindo no mundo dos eventos pós pandemia. Embora todos nós provavelmente ainda estejamos atordoados e acostumados a usar calças de moletom em nossas reuniões no Zoom, finalmente estamos nos aproximando de uma sociedade pós-pandemia. 

Com as vacinas nos últimos meses, agora temos uma chance contra o COVID-19. De acordo com isso, você provavelmente está extremamente animado para fazer a transição de volta para as festas presenciais, especialmente desde que entramos oficialmente na temporada de festas! 

Embora haja uma luz clara no fim do túnel, ainda é importante ser cauteloso ao planejar eventos presenciais. É por isso que estamos aqui para ajudar a simplificar seu primeiro evento pós-pandemia.

 

Como planejar um evento da empresa

Saber planejar um evento da empresa em um mundo pós-pandemia pode ser bastante complicado, mas tudo deve correr bem, desde que você cubra esses pontos básicos.

 

1. Escolha seu local para o evento

Este é o primeiro passo do seu planejamento para eventos presenciais! 

Lembre-se de que, além da estética, comodidades e capacidade de assentos, os planejadores de eventos têm muito mais a levar em consideração. As restrições do COVID-19 estão diminuindo, mas isso não significa que a ameaça em si tenha diminuído.

Certifique-se de escolher um local que ofereça espaços amplos o suficiente para um relativo distanciamento físico sem prejudicar todo o ponto do evento. O que você quer é planejar um evento de sucesso que mantenha todos seguros enquanto aproveitam as festividades.  

A comunicação é a chave para um evento de sucesso. Portanto, lembre-se de manter contato constante com a equipe do local para se manter informado e vice-versa. 

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Vista Externa Sítio São Jorge

 

2. Espaços: procure espaços ao ar livre

Após mais de um ano de bloqueios e restrições intermitentes, as pessoas estão mais ansiosas do que nunca para aproveitar o ar livre – onde e quando possível, é claro.  

Procure espaços ao ar livre exclusivos, pois isso não apenas ajudará você a tranquilizar os colaboradores quanto à segurança deles. Os limites de capacidade ao ar livre são, de fato, muito mais generosos, e as pessoas se sentirão muito mais confortáveis sabendo que o risco de exposição ao Covid-19 foi minimizado.

 

3. Informações: treine sua equipe

De fato, você não fará todo o trabalho sozinho, portanto, certifique-se de que sua equipe esteja informada e bem treinada sobre protocolos de segurança e medidas preventivas. Compartilhe materiais de fontes renomadas sobre os diferentes sintomas do Covid-19.

Designe um membro da equipe responsável pelas preocupações do Covid-19, garantindo que todos saibam quem é essa pessoa e como contatá-la.

Durante o evento, compartilhe atualizações frequentes com seus colegas para obter feedback constante sobre o evento em andamento.

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Evento ABC da Comunicação no Espaço Vdara – Sítio São Jorge

4. Crie confiança com os convidados do seu evento

Já se passaram quase dois anos desde que a maioria de nós foi a um evento de grande escala, portanto, a ansiedade social e as preocupações com a saúde estarão inevitavelmente vinculadas ao primeiro evento presencial da empresa. 

Para ajudar seus convidados a se sentirem mais confortáveis, é de extrema importância que você crie confiança com os participantes do evento. Deixe-os saber que tipo de medidas de saúde e segurança serão implementadas. Por exemplo:

  • Haverá verificações de temperatura na entrada do local?
  • Você exigirá que os convidados apresentem comprovante de vacinação ou um teste COVID-19 negativo?
  • Todos são obrigados a usar máscara durante o evento? 
  • Haverá postos de higienização? 
  • Qual a distância entre as mesas e os assentos? 

5. Excelentes Padrões de Higiene

Os locais de eventos precisam desempenhar um papel na garantia de práticas de alta higiene para os participantes. 

O local que irá realizar o seu evento precisa garantir que as atividades planejadas sejam executadas de forma higiênica e segura. Por exemplo, coisas básicas, como passar um microfone entre os participantes, precisam ser feitas com segurança. 

O local escolhido para o seu evento deve ser aquele que segue os protocolos de segurança com muito rigor. Mesmo que todos os locais afirmem fazer isso, você pode facilmente diferenciar entre os que estão comprometidos e os que não estão.

Você pode fazer perguntas sobre suas rotinas de limpeza, como a frequência com que limpam, quais locais limpam e o número de pessoas designadas para tarefas de limpeza. Certifique-se de verificar se o local está deixando de limpar quaisquer pontos quentes aparentes.

Para o evento, você deve manter um desinfetante para as mãos à base de álcool em todos os pontos de entrada e outros postos-chave. Incentive todos os participantes, voluntários e membros da equipe a aplicá-lo quando entrarem e a cada meia hora ou mais.

Você também precisa garantir que todas as pessoas em seu evento estejam usando máscara. Mantenha uma caixa de máscaras à mão para fornecer uma para quem não a possui. 

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

6. Medidas adequadas de distanciamento social

O distanciamento social é uma das formas mais eficazes de limitar a propagação do vírus. Quanto maior a distância entre os participantes, menores as chances de o vírus se espalhar.

Se uma pessoa em seu evento testar positivo para COVID, a probabilidade de transmitir o vírus a outras pessoas será minimizada se houver medidas adequadas de distanciamento social. 

Assim, você precisa garantir que seu evento siga os protocolos de distanciamento social apropriados. Embora seja fácil afirmar que seu evento pratica o distanciamento social, na verdade é muito difícil implementá-los.

Para um distanciamento social eficaz, você precisa pensar no fluxo de pessoas (não apenas nos participantes, mas também em outras pessoas, como membros da equipe) e em seu comportamento. 

Um local potencial onde as pessoas podem se reunir incluem os banheiros, então você precisa ter um sistema adequado lá.  

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Vista externa Espaço Pergolado – Sítio São Jorge

7. Faça uso da tecnologia  

Os eventos digitais foram a última moda nos últimos 700 dias. Se você ainda não usava Zoom, Skype ou Google Meet antes do COVID, provavelmente é um mestre da plataforma agora. Então, por que não usar isso a seu favor durante o seu grande evento?

Por exemplo, considere organizar um evento híbrido que dê às pessoas a opção de participar pessoalmente ou virtualmente. Isso reduz o número de participantes físicos para um melhor distanciamento social sem precisar excluir ninguém da lista de convidados. 

Não se esqueça de garantir que o local de sua escolha pode acomodar suas necessidades audiovisuais! 

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Evento Cyrela no Espaço Demarchi – Sítio São Jorge

 

8. Buffet para seus convidados

O que é um evento sem comidas e bebidas deliciosas? 

As opções de Buffet do Sítio São Jorge são cuidadosamente preparadas. À medida que seus convidados se misturam, tenha uma ampla seleção de aperitivos disponíveis para eles beliscarem. Ou ofereça um delicioso jantar para eventos mais formais.

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Finger Foods em Evento do ABC da Comunicação – Espaço Vdara

 

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia

Evento Medical Prime no Espaço Vdara – Sítio São Jorge

9. Realize o evento da sua empresa no Sítio São Jorge

Recebemos empresas cansadas de realizarem eventos em hotéis ou espaços que são sempre iguais. 

Cada vez mais, treinamentos corporativos vêm sendo realizados em ambientes abertos, diferentes de um escritório. O colaborador precisa de novos ares e experiências e nós oferecemos um espaço ideal para este tipo de evento.

Por comportar mais de 10 espaços distintos, é possível transformar e deixar seu evento do jeito que você sempre quis, aumentando a satisfação dos seus colaboradores e convidados. 

Como planejar o evento da sua empresa pós-pandemia - Festa corporativa tema Oscar

Evento Medical Prime com tema Oscar no Espaço Vdara – Sítio São Jorge

 

Temos estruturas projetadas especificamente para quem procura espaço para eventos corporativos.

Ligue para nós e juntos podemos planejar o evento perfeito para sua empresa pós-pandemia que significará o fim de uma era e o início de um novo capítulo.